Jak działa e-zwolnienie lekarskie – na czym polega L4 przez telefon

W Polsce lekarze wystawiają zwolnienia wyłącznie w formie elektronicznej od końca 2018 roku. Rozwiązanie to znacznie ułatwiło życie pacjentom i stało się szczególnie popularne po 2020 r., wraz z rozwojem telemedycyny i możliwością uzyskania zwolnienia lekarskiego przez telefon. Co ważne, e-zwolnienie (oficjalnie e-ZLA, elektroniczne zaświadczenie lekarskie) ma taką samą moc prawną jak dawne zwolnienie na druku ZUS ZLA – jest pełnoprawnym L4 online, honorowanym przez ZUS i pracodawców.

Jak wygląda wystawienie L4 online (zwolnienie przez telefon)?

Jak działa e-ZLA w praktyce? Proces uzyskania zwolnienia elektronicznego jest bardzo podobny do tradycyjnej wizyty, z tą różnicą, że może odbyć się zdalnie. Pacjent inicjuje konsultację – może zadzwonić do przychodni (POZ lub wykorzystując swój prywatny pakiet medyczny) i umówić teleporadę telefoniczną lub skorzystać z prywatnej platformy telemedycznej, wybierając dogodny termin rozmowy. Konsultacja może odbyć się przez telefon, wideokonferencję albo czat, a w razie potrzeby oczywiście także w gabinecie stacjonarnym. Zwolnienie lekarskie przez telefon przebiega jednak tak samo merytorycznie jak w gabinecie – lekarz zbiera wywiad na temat objawów, samopoczucia i historii choroby, a następnie decyduje o dalszym postępowaniu. Jeżeli stwierdzi, że stan zdrowia pacjenta uzasadnia niezdolność do pracy, może wystawić e-zwolnienie (e-ZLA) podczas tej konsultacji.

Wystawienie e-zwolnienia następuje w specjalnym systemie informatycznym ZUS (PUE ZUS), do którego dostęp mają uprawnieni medycy. Prawo do wystawienia L4 online mają lekarze różnych specjalności – m.in. lekarz rodzinny, lekarz specjalista, a nawet stomatolog. Co więcej, lekarz może upoważnić tzw. asystenta medycznego do wypisywania e-ZLA w swoim imieniu, dzięki czemu formalności mogą być załatwione szybciej. Samo wypisanie elektronicznego L4 jest sprawne, ponieważ system podpowiada lekarzowi większość danych (pacjenta, pracodawcy itp.) na podstawie numeru PESEL. Lekarz wybiera również z listy adres pacjenta oraz pracodawcę (płatnika składek). Gotowe e-zwolnienie zostaje automatycznie przesłane do ZUS i od razu trafia na profil PUE pracodawcy (o ile pracodawca taki profil posiada). Pacjent nie otrzymuje już żadnego papierowego druku (chyba że w szczególnych sytuacjach opisanych poniżej) – może natomiast sprawdzić szczegóły swojego e-ZLA na Internetowym Koncie Pacjenta, w zakładce „Historia leczenia > Zwolnienia” (dane pojawią się tam zwykle w ciągu 1–2 dni).

Do kiedy lekarz może wystawić L4? Przepisy dopuszczają wystawienie zwolnienia do 3 dni wstecz od dnia badania, jeśli np. pacjent czekał w kolejce lub kontakt z lekarzem był opóźniony. Oznacza to, że lekarz może legalnie „cofnąć” datę początku chorobowego maksymalnie o trzy dni. Pewne wyjątki dotyczą wizyt u psychiatry – psychiatra ma prawo wystawić e-zwolnienie z datą wsteczniejszą nawet przekraczającą 3 dni, jeśli uzna to za uzasadnione względami klinicznymi. Z kolei w przypadku pobytu w szpitalu zwolnienie lekarskie wystawiane jest w dniu wypisu (obejmując cały okres hospitalizacji), a przy dłuższym leczeniu szpitalnym kolejny druk e-ZLA generuje się co 14 dni. Warto wiedzieć, że system e-ZLA pozwala także lekarzowi oznaczyć zwolnienie jako kontynuację poprzedniego (kod literowy “A” – patrz niżej), jeśli choroba przedłuża się bez przerwy dłuższej niż 60 dni.

Informowanie pracodawcy i co widzi firma w e-zwolnieniu

Dzięki digitalizacji cały obieg dokumentów odbywa się automatycznie. Jeśli pracodawca ma konto na PUE ZUS, wystawione e-zwolnienie lekarskie pojawi się u niego niemal od razu – oznacza to, że pracownik nie musi dostarczać żadnego druku zwolnienia do firmy. System ZUS sam przekazuje dane o zwolnieniu do płatnika składek. Natomiast w sytuacji, gdy pracodawca nie posiada profilu PUE, lekarz otrzyma taką informację i powinien wydrukować pacjentowi papierową wersję e-ZLA. Pacjent ma wtedy obowiązek przekazać ten wydruk pracodawcy w ciągu 7 dni (tak jak dawniej dostarczało się L4). Na szczęście obecnie większość średnich i dużych firm korzysta z elektronicznego odbioru zwolnień, a papierowe zaświadczenia to już rzadkość.

Uwaga: Mimo że nie trzeba już przynosić zwolnienia do zakładu pracy, przepisy kodeksu pracy wciąż zobowiązują pracownika do poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności z powodu choroby. Należy to zrobić najpóźniej do drugiego dnia nieobecności, w dowolnej formie (telefonicznie, mailowo itp.). W praktyce warto powiadomić szefa od razu pierwszego dnia rano, zgodnie z przyjętymi w danej firmie procedurami, aby uniknąć nieporozumień.

Co widzi pracodawca na e-zwolnieniu? Elektroniczne zwolnienie zawiera podobne informacje jak dawne papierowe L4, z tą różnicą, że obecnie chronione są szczegóły diagnozy pacjenta. Od 2019 roku pracodawca nie ma dostępu do numeru statystycznego choroby (kodu ICD-10) wpisanego na zwolnieniu – jest to dane wrażliwe objęte ochroną prywatności. Zamiast tego firma otrzymuje jedynie ogólny kod literowy oraz oznaczenie cyfrowe dotyczące zaleceń co do aktywności chorego. Kody literowe (A, B, C, D, E) ogólnie określają przyczynę niezdolności do pracy. Przykładowo: kod B informuje, że niezdolność do pracy przypada na okres ciąży (co wiąże się z prawem do 100% wynagrodzenia chorobowego), kod C oznacza niezdolność spowodowaną nadużyciem alkoholu, zaś kod D – gruźlicę. Z kolei kod A oznacza, że jest to kontynuacja tej samej choroby w okresie 60 dni od poprzedniego L4, a kod E – chorobę zakaźną lub inną, której objawy ujawniają się po ponad 14 dniach od zachorowania. Warto dodać, że na wniosek pacjenta lekarz może odstąpić od umieszczania kodu B lub D na zwolnieniu, jeśli pacjent chce zachować pełną dyskrecję co do ciąży czy gruźlicy.

Drugim elementem jest kod cyfrowy 1 lub 2, który przekazuje informację o sposobie rekonwalescencji. Kod 1 na e-ZLA oznacza, że chory powinien leżeć – innymi słowy zalecany jest odpoczynek w domu i pacjent nie może w okresie zwolnienia wychodzić z miejsca pobytu bez ważnej potrzeby. Kod 2 oznacza, że chory może chodzić – pacjent nie musi stale leżeć w łóżku, może np. wyjść do apteki czy na kontrolę lekarską, przy czym wciąż obowiązuje powstrzymanie się od aktywności mogących pogorszyć stan zdrowia. Informacja ta jest istotna zarówno dla pacjenta, jak i dla organu kontrolującego. Jeśli zwolnienie ma kod 1, należy bezwzględnie przebywać pod adresem podanym lekarzowi – ZUS lub upoważniony pracodawca może to skontrolować nawet poprzez niezapowiedzianą wizytę.

W jakich przypadkach lekarz może odmówić wystawienia L4 z teleporady?

Możliwość otrzymania L4 online z teleporady znacznie ułatwia życie chorym, ale nie oznacza, że każda rozmowa telefoniczna z lekarzem zakończy się e-zwolnieniem. Lekarz – niezależnie od formy konsultacji – zawsze ma obowiązek działać zgodnie ze swoją wiedzą medyczną i przepisami. Aby wystawić zwolnienie lekarskie, musi rzetelnie ocenić stan zdrowia pacjenta. W przypadku porady na odległość wymaga to bardzo dokładnego wywiadu i często dodatkowych pytań pomocniczych. Jeżeli na podstawie zebranych informacji lekarz nie stwierdza przeciwwskazań zdrowotnych do pracy, ma prawo odmówić wystawienia L4 – dotyczy to zarówno wizyt osobistych, jak i telefonicznych. Innymi słowy, zwolnienie należy się tylko wtedy, gdy naprawdę jesteśmy chorzy i niezdolni do pracy.

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których lekarz odmówi zwolnienia podczas teleporady. Dzieje się tak np. wtedy, gdy objawy zgłaszane przez pacjenta są na tyle niejasne lub poważne, że konieczne jest badanie fizykalne – wówczas lekarz może poprosić pacjenta o przyjście do gabinetu na bezpośrednie badanie przed podjęciem decyzji. Innym powodem odmowy mogą być podejrzenia nadużycia: jeśli pacjent wyraźnie naciska na L4 bez dostatecznych podstaw lub często powtarza krótkie zwolnienia z teleporad w wątpliwych okolicznościach, lekarz ma prawo nie wypisać kolejnego zwolnienia. Przykładowo, pacjent proszący o tydzień L4 z powodu “przewlekłego bólu głowy” może spotkać się z odmową, zwłaszcza jeśli w systemie widnieje informacja, że niedawno brał już zwolnienia od innych lekarzy bez wyraźnej przyczyny. Każdy przypadek lekarz ocenia indywidualnie – jeśli uzna, że nie ma wskazań medycznych do chorobowego, wyjaśni pacjentowi powody takiej decyzji. W razie odmowy w ramach teleporady z NFZ, pacjent może zawsze umówić tradycyjną wizytę u lekarza i poddać się badaniu w gabinecie, aby rozwiać wątpliwości. Natomiast korzystając z usług prywatnych platform online, warto zapoznać się z regulaminem – wiele serwisów przewiduje np. procedurę reklamacji lub konsultację u innego specjalisty w sytuacji, gdy pierwszy lekarz nie wystawi L4.

Obowiązki pacjenta na zwolnieniu lekarskim? Warto na nie zwrócić uwagę

Otrzymanie e-zwolnienia zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy przez wskazany okres, ale niesie też pewne obowiązki. Podstawowym wymogiem – wspomnianym już wcześniej – jest powiadomienie pracodawcy o nieobecności z powodu choroby (najpóźniej w drugim dniu). W praktyce warto zrobić to od razu pierwszego dnia rano. Należy również upewnić się, że lekarz ma aktualne informacje o naszym adresie pobytu w czasie choroby – to ważne w kontekście ewentualnej kontroli. Adres ten jest wpisywany do e-ZLA (domyślnie lekarz pobiera adres zameldowania, ale na prośbę pacjenta może wpisać inny, jeśli na zwolnieniu będziemy przebywać np. u rodziny). Pacjent powinien więc przebywać pod wskazanym adresem, zwłaszcza jeśli na zwolnieniu widnieje kod 1 (chory ma leżeć).

Podczas trwania L4 pacjent ma obowiązek stosować się do zaleceń lekarza i wykorzystywać zwolnienie zgodnie z jego celem. W praktyce oznacza to, że czas chorobowego należy poświęcić na powrót do zdrowia – odpoczynek, leczenie, rehabilitację – a nie na inne aktywności. Zwolnienie lekarskie nie może być traktowane jak urlop czy czas na dorabianie sobie w innej pracy. Przepisy wyraźnie wskazują, że L4 zwalnia z wszelkiej pracy zarobkowej oraz czynności mogących utrudnić powrót do zdrowia. Jeżeli w trakcie chorobowego zajmujemy się działalnością sprzeczną z celem zwolnienia (np. podejmujemy inną pracę, remontujemy mieszkanie, wyjeżdżamy na wczasy), narażamy się na poważne konsekwencje. Po pierwsze, utracimy prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia – ZUS może wstrzymać wypłatę świadczenia, a już wypłacone pieniądze podlegają zwrotowi. Po drugie, pracodawca może wyciągnąć wobec pracownika konsekwencje służbowe (łącznie z dyscyplinarnym zwolnieniem) jeżeli okaże się, że pracownik symulował chorobę lub wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem.

Pacjent na L4 ma również obowiązek współpracować w razie kontroli. Powinien umożliwić osobom kontrolującym (ZUS lub pracodawcy uprawnionemu) dostęp do swojego mieszkania lub potwierdzenie obecności pod wskazanym adresem. Jeżeli ZUS wezwie nas na badanie kontrolne do lekarza orzecznika, należy stawić się w wyznaczonym terminie – orzecznik może ocenić, czy nadal jesteśmy niezdolni do pracy. Gdyby podczas takiej kontroli okazało się, że pacjent jest już zdrowy, ZUS może skrócić okres zwolnienia i nakazać wcześniejszy powrót do pracy (wstrzymując dalszą wypłatę zasiłku). Na szczęście takie sytuacje nie zdarzają się często – zwykle okres L4 jest dobrany adekwatnie do choroby, a kontrole wykazują nieprawidłowości głównie u osób rażąco nadużywających zwolnień.

Ograniczenia i kontrowersje wokół e-zwolnień. Jest ich mnóstwo!

Elektroniczne zwolnienia i teleporady lekarskie wprowadziły służbę zdrowia w XXI wiek, ale początkowo budziły też pewne wątpliwości. Jeszcze w pierwszych latach pandemii dyskutowano, czy zwolnienie lekarskie wystawione bez badania fizykalnego jest na pewno zgodne z prawem. Wymagane jest przecież osobiste stwierdzenie niezdolności do pracy przez lekarza. Ministerstwo Zdrowia zapowiadało odpowiednie rozporządzenie legalizujące jasno L4 z teleporady, jednak ostatecznie stan prawny doprecyzowano dopiero po pewnym czasie. Obecnie przyjmuje się, że teleporada spełnia wymóg badania, o ile lekarz przeprowadził wnikliwy wywiad i ma podstawy medyczne do wystawienia zwolnienia. ZUS podkreśla, że kontroluje każde zwolnienie lekarskie, również to wydane zdalnie, na równych zasadach. Pacjenci korzystający z L4 online nie są więc traktowani ani bardziej pobłażliwie, ani bardziej podejrzliwie – obowiązują ich te same reguły, co przy zwolnieniach tradycyjnych.

Największe kontrowersje wokół e-zwolnień dotyczą nadużyć ze strony niektórych pacjentów i – sporadycznie – lekarzy. Zdarzały się przypadki, że pacjenci traktowali teleporadę jako łatwy sposób na zdobycie L4 „na żądanie”. Z drugiej strony systemy ZUS od razu wyłapują podejrzane sytuacje (np. wiele krótkich zwolnień wystawianych jednej osobie przez różnych lekarzy). Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi regularne kontrole prawidłowości wykorzystywania zwolnień. Dla zobrazowania skali – tylko w pierwszym kwartale 2024 roku ZUS skontrolował ponad 35 tys. osób na L4, z czego blisko 4,8 tys. pracowników straciło prawo do zasiłku z powodu nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia. Kwota cofniętych lub wstrzymanych świadczeń chorobowych sięgnęła w tym okresie 12 mln zł. Kontrole mogą prowadzić także duzi pracodawcy (zatrudniający powyżej 20 osób) – mają oni ustawowe prawo sprawdzić, czy pracownik na chorobowym nie narusza jego warunków. W skrajnych przypadkach niewłaściwego korzystania z L4 pacjent może więc nie tylko utracić świadczenie, ale i narazić się na utratę zaufania ze strony pracodawcy, a lekarz wystawiający pochopnie zwolnienia – na konsekwencje ze strony ZUS. Na szczęście, zdecydowana większość osób korzysta z e-zwolnień odpowiedzialnie, a zdalne wystawianie L4 okazało się cennym udogodnieniem, szczególnie w dobie pandemii.

E-zwolnienie to codzienność, ale przestrzegaj dobrych zasad

E-zwolnienia lekarskie online stały się codziennością i niosą wiele korzyści zarówno dla pacjentów, jak i lekarzy oraz pracodawców. Najbardziej zyskały na nim osoby, dla których wizyta w przychodni podczas choroby była uciążliwa – np. chorzy na grypę czy przeziębienie, którzy teraz mogą zostać w domu i uzyskać L4 przez telefon, nie narażając innych na infekcję. Także pacjenci z terenów wiejskich lub małych miejscowości mają łatwiejszy dostęp do konsultacji (teleporada rozwiązuje problem dojazdu). Zwolnienie lekarskie online sprawdza się świetnie w przypadku typowych, nieskomplikowanych schorzeń, gdzie objawy są jednoznaczne i nie wymagają osobistego badania – przykładowo przy infekcjach górnych dróg oddechowych, migrenach, sezonowych alergiach czy krótkotrwałych problemach ze zdrowiem psychicznym (np. silny stres). Z kolei w sytuacji poważniejszych dolegliwości, nietypowych objawów lub gwałtownego pogorszenia stanu zdrowia, wciąż zaleca się wizytę bezpośrednią – e-zwolnienie nie zastąpi wtedy pełnego badania, a odpowiedzialny lekarz i tak skieruje pacjenta na konsultację w gabinecie.

Na koniec warto pamiętać o kilku dobrych praktykach związanych z L4 online:

• Korzystaj z teleporady rozsądnie. Wybieraj zwolnienie lekarskie przez internet przede wszystkim przy typowych chorobach, które nie wymagają badania fizykalnego. Gdy objawy są poważne lub niejednoznaczne, przygotuj się na wizytę stacjonarną dla własnego bezpieczeństwa.

• Przygotuj się do rozmowy z lekarzem. Opisz dokładnie wszystkie objawy, dolegliwości i okoliczności choroby. Im więcej rzetelnych informacji przekażesz w teleporadzie, tym łatwiej lekarz oceni Twój stan i wypisze zwolnienie bez potrzeby dodatkowych badań.

• Podaj aktualne dane. Upewnij się, że lekarz ma poprawne informacje o Twoim pracodawcy i adresie, pod którym będziesz przebywać w czasie choroby. Błędny numer NIP pracodawcy czy nieaktualny adres mogą potem komplikować formalności.

• Poinformuj pracodawcę o chorobie. Nie zapomnij zgłosić nieobecności swojemu pracodawcy zgodnie z wymaganiami – najlepiej od razu pierwszego dnia (najpóźniej do drugiego dnia absencji). Forma powiadomienia może być dowolna (telefon, e-mail, SMS), byle skuteczna.

• Stosuj się do zaleceń podczas L4. Wykorzystuj zwolnienie zgodnie z jego celem – odpoczywaj i lecz się, aby wrócić do zdrowia. Unikaj aktywności zabronionych (np. pracy, nadmiernego wysiłku, wyjazdów rekreacyjnych), zwłaszcza gdy masz zalecone leżenie. Pamiętaj, że ZUS może skontrolować, czy prawidłowo wykorzystujesz zwolnienie.

• Bądź dostępny na ewentualną kontrolę. Przebywaj pod wskazanym adresem i odbieraj telefon w razie kontaktu z ZUS. Gdy zostaniesz wezwany na komisję lekarską lub badanie kontrolne, staw się na nie – to w Twoim interesie, aby potwierdzić zasadność L4.

L4 online to wygodna forma usprawiedliwienia nieobecności w pracy, z której najwięcej korzyści czerpią odpowiedzialni pacjenci – tacy, którzy rzeczywiście potrzebują zwolnienia lekarskiego i przestrzegają obowiązujących zasad. Dzięki e-zwolnieniom można uniknąć biegania z papierkami, szybciej otrzymać należny zasiłek i skupić się na powrocie do zdrowia. Warto jednak korzystać z tej możliwości rozważnie i uczciwie. Elektroniczne systemy ZUS i wewnętrzne procedury kontrolne wyłapują nadużycia, dlatego najlepszą strategią jest postępować zgodnie z zaleceniami lekarza i przepisami. Wówczas L4 z teleporady będzie dla nas bezcennym wsparciem w chorobie, a nie źródłem problemów.